Własna firma w Holandii 2026: rejestracja w KvK krok po kroku, BTW i ulgi dla zzp

Kalkulator vakantiegeldIle wyniesie Twój vakantiegeld?8% dodatku wakacyjnego – zobacz, ile zostanie po podatku.8%Oblicz vakantiegeld →Za darmo · bez rejestracjiaangifte24

Chcesz pracować w Holandii na własny rachunek – jako budowlaniec, kierowca, sprzątaczka czy hydraulik? Rejestracja jednoosobowej firmy (eenmanszaak) w Izbie Handlowej KvK kosztuje 85,15 euro i można ją załatwić w jeden dzień. Wyjaśniamy krok po kroku, co trzeba przygotować, jakie numery dostaniesz, ile wynoszą ulgi podatkowe i na co uważać, żeby nie wpaść w pułapkę fikcyjnego samozatrudnienia.

W Holandii osoba prowadząca jednoosobową działalność to potocznie zzp’er (zelfstandige zonder personeel – samozatrudniony bez pracowników). Formalnie najczęściej zakłada się eenmanszaak, czyli odpowiednik polskiej jednoosobowej działalności gospodarczej. Odpowiadasz wtedy za długi firmy całym swoim majątkiem, ale formalności jest niewiele.

Krok 1: DigiD i BSN – bez nich nie ruszysz

Formularz rejestracyjny KvK wypełnia się online i trzeba to zrobić osobiście, logując się własnym DigiD. Księgowy może pomóc, ale nie może złożyć wniosku za Ciebie. DigiD wymaga numeru BSN, więc jeśli go nie masz, najpierw musisz go uzyskać.

Jeśli mieszkasz w Holandii i jesteś zameldowany w gminie, BSN już masz. Jeśli mieszkasz za granicą (np. w Polsce, a w Holandii tylko pracujesz), najpierw zarejestruj się w rejestrze nierezydentów RNI – BSN dostaje się od ręki – a potem złóż wniosek o DigiD.

Krok 2: formularz i wizyta w KvK

Po wypełnieniu formularza zwykle trzeba umówić się na wizytę w biurze KvK. Termin rezerwuje się online przez DigiD, w dowolnym biurze KvK w Holandii, z wyprzedzeniem do 8 tygodni. W niektórych przypadkach rejestracja odbywa się w pełni cyfrowo, bez wizyty. Na spotkanie zabierz ważny dokument tożsamości oraz to, co wskazano w mailu z potwierdzeniem.

Osoby mieszkające za granicą bez holenderskiego obywatelstwa muszą mieć działalność w Holandii i holenderski adres prowadzenia działalności (bezoekadres). Potrzebny jest też oryginalny, papierowy odpis z zagranicznego rejestru ludności – nie starszy niż 2 miesiące, po niderlandzku, angielsku, francusku lub niemiecku (inaczej z tłumaczeniem przysięgłym) – oraz umowa dotycząca holenderskiego adresu podpisana przez obie strony. W regionach przygranicznych adres zagraniczny może czasem pełnić rolę adresu działalności.

Krok 3: kiedy się rejestrować i ile to kosztuje

Rejestrujesz się od tygodnia przed do tygodnia po rozpoczęciu działalności. Sprawdzenie tożsamości można zrobić nawet do 3 miesięcy przed startem. Jednorazowa opłata rejestracyjna wynosi 85,15 euro (jest co roku waloryzowana).

Jeśli rejestrujesz się w ciągu tygodnia od daty startu, numer KvK dostajesz od razu na miejscu. W innym przypadku przyjdzie pocztą w tygodniu rozpoczęcia działalności.

Krok 4: numery BTW z Belastingdienst

KvK automatycznie przekazuje Twoje dane do urzędu skarbowego. Belastingdienst w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych decyduje, czy jesteś przedsiębiorcą w rozumieniu VAT (btw-ondernemer). Jeśli tak, dostaniesz dwa listy z dwoma numerami:

• btw-id (format NL123456789B01) – ten podajesz na fakturach, stronie internetowej i klientom,
• omzetbelastingnummer (BSN + B01) – tylko do kontaktu z Belastingdienst, nie pokazuj go klientom.

Pismo z urzędu powinno dotrzeć w ciągu 2 tygodni od rozpoczęcia działalności. Jeśli nie przyszło, zadzwoń na Belastingtelefoon: 0800 0543.

VAT (BTW): stawki, deklaracje, terminy

Podstawowa stawka BTW w Holandii to 21 proc., na część towarów i usług obowiązuje 9 lub 0 proc. albo zwolnienie. Deklaracje składa się zwykle co kwartał. Terminy złożenia deklaracji i zapłaty: za I kwartał do 30 kwietnia, za II do 31 lipca, za III do 31 października, za IV kwartał 2026 – do 31 stycznia 2027. Uwaga: deklarację trzeba złożyć nawet wtedy, gdy nie miałeś żadnych obrotów. Kto spóźnia się z deklaracjami lub płatnościami, może zostać przeniesiony na rozliczenia miesięczne.

Mała firma? Zwolnienie KOR do 20 tys. euro

Jeśli Twój roczny obrót nie przekracza 20 000 euro, możesz skorzystać z kleineondernemersregeling (KOR). Nie doliczasz wtedy BTW do faktur, ale też nie odliczasz BTW od kosztów. Wniosek składa się w Mijn Belastingdienst Zakelijk – musi dotrzeć co najmniej 4 tygodnie przed początkiem okresu rozliczeniowego. Gdy przekroczysz 20 000 euro obrotu, musisz się z KOR wypisać.

Ulgi w podatku dochodowym: zelfstandigenaftrek i startersaftrek

Przedsiębiorcy, którzy spełniają kryterium godzinowe (urencriterium), czyli przepracowali w firmie co najmniej 1225 godzin w roku, mogą odliczyć od zysku:

• zelfstandigenaftrek – 1200 euro w 2026 roku i 900 euro w 2027 roku (ulga jest stopniowo zmniejszana),
• startersaftrek – dodatkowe 2123 euro w 2026 roku, przysługuje maksymalnie 3 razy w pierwszych 5 latach działalności. Od 2027 roku ta ulga zostaje zlikwidowana, więc 2026 to ostatni rok, w którym można z niej skorzystać.

Liczy się czas poświęcony firmie, nie tylko praca u klienta – także administracja, szukanie zleceń czy dojazdy. Dlatego warto od początku zapisywać godziny.

Uwaga na fikcyjne samozatrudnienie

Od 1 stycznia 2025 roku Belastingdienst ponownie egzekwuje przepisy o tzw. schijnzelfstandigheid, czyli fikcyjnym samozatrudnieniu. Jeśli w praktyce pracujesz jak etatowiec – jeden zleceniodawca, jego grafik, jego narzędzia, jego polecenia – urząd może uznać, że to stosunek pracy, i naliczyć zleceniodawcy zaległe składki i podatki. Od 2026 roku możliwe są też grzywny dla tych, którzy działają w złej wierze.

Dla Polaków to ważne, bo niektórzy pośrednicy namawiają pracowników do „przejścia na KvK” zamiast normalnej umowy przez agencję. Na samozatrudnieniu tracisz m.in. prawo do zasiłku chorobowego, WW, płatnego urlopu i emerytury pracowniczej.

Ubezpieczenie od niezdolności do pracy – nadchodzi obowiązek

Dziś samozatrudniony w Holandii nie musi się ubezpieczać na wypadek choroby czy niezdolności do pracy. Rząd przygotował jednak ustawę o obowiązkowym ubezpieczeniu podstawowym dla zzp’erów. Projekt jest w parlamencie, nie został jeszcze uchwalony, a według KvK minister zakłada start w 2030 roku. Składka ma wynosić do ok. 171–177 euro miesięcznie i będzie odliczana od podatku. Do tego czasu warto rozważyć prywatne ubezpieczenie (AOV) albo odkładać rezerwę.

Najczęstsze pytania

Czy mogę założyć firmę w Holandii, mieszkając w Polsce? Tak, ale potrzebujesz BSN (przez RNI), DigiD, działalności w Holandii i holenderskiego adresu działalności.

Czy muszę mieć księgowego? Nie ma takiego obowiązku, ale przy pierwszej deklaracji BTW i rozliczeniu rocznym wielu początkującym się to opłaca.

Ile kosztuje utrzymanie firmy? Sama rejestracja to jednorazowo 85,15 euro. KvK nie pobiera corocznych opłat od jednoosobowych firm, ale dochodzą koszty księgowości, ubezpieczeń i ewentualnie konta firmowego.

Źródła: KvK, Belastingdienst, Ondernemersplein, Rijksoverheid