Ślub w Holandii: jakie dokumenty z Polski i ile to kosztuje? Poradnik krok po kroku

Zwrot za lata 2021–2025Odzyskaj podatek z Holandii nawet za 5 lat wsteczRok po roku, z licznikiem dni do terminu złożenia wniosku.5Sprawdź swój zwrot →Za darmo · bez rejestracjiaangifte24

Ślub w holenderskim urzędzie gminy jest dla Polaków w pełni ważny także w Polsce, ale wymaga przygotowania. Trzeba zgłosić zamiar zawarcia małżeństwa co najmniej dwa tygodnie wcześniej, zadbać o dokumenty z Polski, a po ceremonii przenieść akt do polskiego rejestru. Do tego w wielu gminach skromny ślub można wziąć za darmo.

Polacy mieszkający w Holandii coraz częściej decydują się na ślub cywilny na miejscu, zamiast organizować całą uroczystość w Polsce. Procedura nie jest skomplikowana, ale łatwo się w niej potknąć na dokumentach. Poniżej wyjaśniamy, co trzeba załatwić w gminie, co w Polsce i jak później wpisać małżeństwo do polskich akt stanu cywilnego.

Krok 1: zgłoszenie w gminie (melding voorgenomen huwelijk)

Zamiar zawarcia małżeństwa zgłasza się w gminie (gemeente), w której mieszka jedno z narzeczonych. Dawniej nazywało się to ondertrouw, dziś oficjalnie melding voorgenomen huwelijk. Według Rijksoverheid zgłoszenie trzeba złożyć co najmniej 2 tygodnie przed datą ślubu, a większość gmin przyjmuje je online, przez DigiD. Ślub trzeba zawrzeć w ciągu roku od zgłoszenia.

W praktyce gminy proszą o dużo wcześniejszy termin. Przykładowo Den Haag przyjmuje zgłoszenia najwcześniej rok i najpóźniej 12 tygodni przed ceremonią, a potwierdzenie wysyła po około 3 tygodniach. Online można się tam zgłosić tylko wtedy, gdy oboje partnerzy są zameldowani w BRP. Warunki w każdej gminie mogą być nieco inne, dlatego najlepiej sprawdzić je na stronie swojej gminy jeszcze przed rezerwacją sali.

Podstawowe wymagania:

• oboje partnerzy muszą mieć ukończone 18 lat;
• potrzeba od 2 do 4 świadków, każdy w wieku co najmniej 18 lat; ich dane podaje się przy zgłoszeniu;
• żadne z narzeczonych nie może pozostawać w innym małżeństwie ani zarejestrowanym związku;
• ślub kościelny może się odbyć dopiero po cywilnym.

Jakie dokumenty z Polski?

Dla obywateli UE, w tym Polaków, gmina nie wymaga oświadczenia o braku fikcyjnego małżeństwa (verklaring geen schijnhuwelijk) – dotyczy ono tylko partnerów spoza UE. Polacy muszą jednak udowodnić swoją tożsamość i stan cywilny.

• Dokument tożsamości – ważny polski paszport lub dowód osobisty.
• Akt urodzenia – jeśli urodziłeś się w Polsce, Twoje dane z aktu urodzenia muszą być poprawnie zapisane w BRP. Gmina Den Haag radzi sprawdzić to w MijnOverheid jeszcze przed zgłoszeniem. Jeśli brakuje np. danych rodziców, trzeba je uzupełnić w gminie, zwykle przedstawiając akt urodzenia.
• Dowód stanu wolnego – osoby zameldowane w Holandii od niedawna (w Den Haag: krócej niż rok) muszą przedstawić aktualne zaświadczenie, że nie pozostają w związku małżeńskim. Rijksoverheid zaznacza, że taki dokument uzyskuje się w ostatnim miejscu zamieszkania za granicą.
• Dokumenty z poprzedniego małżeństwa – po rozwodzie lub śmierci małżonka akt rozwodu lub zgonu musi być zarejestrowany w BRP.

W Polsce w urzędzie stanu cywilnego (USC) można zamówić odpis aktu urodzenia w trzech wersjach: skrócony, zupełny (z późniejszymi zmianami, np. nazwiska) oraz wielojęzyczny skrócony. Ten ostatni wydawany jest wyłącznie w formie papierowej. Odpis zamówisz w dowolnym USC lub elektronicznie przez gov.pl, a gotowy dokument może zostać wysłany pocztą.

Zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa

Dokument potwierdzający, że według polskiego prawa możesz zawrzeć małżeństwo, wydaje kierownik dowolnego USC w Polsce albo polski konsul. W USC (przykład Warszawy) opłata wynosi 38 zł, a wielojęzyczny formularz do zaświadczenia dodatkowo 17 zł. Zaświadczenie jest ważne 6 miesięcy od daty wydania, więc nie warto go załatwiać zbyt wcześnie. Do wniosku trzeba dołączyć m.in. dokument tożsamości, pisemne oświadczenie o braku przeszkód do zawarcia małżeństwa i dokument o stanie cywilnym przyszłego małżonka. Opłaty w konsulacie są pobierane w euro i ustalane osobno, dlatego przed wizytą sprawdź aktualną stawkę na stronie konsulatu w Hadze.

Zapytaj w swojej gminie, czy wymaga właśnie tego zaświadczenia, czy wystarczy jej inny dowód stanu cywilnego. Gminy mają tu pewną swobodę.

Tłumaczenia i apostille: czy są potrzebne?

Według serwisu rządowego Nederland Wereldwijd wielojęzyczne odpisy aktów stanu cywilnego (urodzenia, małżeństwa, rozwodu, zgonu) z Polski nie wymagają ani tłumaczenia, ani legalizacji. To najprostsza droga i najlepiej od razu zamawiać właśnie taki odpis.

Dokumenty publiczne wydane w jednym kraju UE i używane w innym zasadniczo nie wymagają apostille. Wynika to z unijnego rozporządzenia 2016/1191, które dodatkowo pozwala dołączyć do dokumentu wielojęzyczny formularz standardowy zamiast tłumaczenia. Jeśli masz dokument tylko po polsku i bez formularza, trzeba go przetłumaczyć na niderlandzki, angielski, francuski lub niemiecki. Tłumaczenie przysięgłe wykonane w Holandii nie wymaga legalizacji. Ostateczną listę dokumentów zawsze potwierdza gmina.

Ile kosztuje ślub w gminie?

Samo zgłoszenie zamiaru zawarcia małżeństwa w Den Haag jest bezpłatne. Ceny ceremonii zależą od gminy, dnia tygodnia i miejsca. Wiele gmin oferuje też bezpłatny lub bardzo tani, skromny ślub, zwykle w poniedziałek rano, ale z ograniczeniami.

Przykład z cennika gminy Nunspeet na 2026 r.: bezpłatny ślub odbywa się tylko w ratuszu w poniedziałki o 9:00 lub 9:15, trwa około pięciu minut bez przemowy, może w nim uczestniczyć maksymalnie osiem osób łącznie z parą, a co najmniej jedno z narzeczonych musi być zameldowane w Nunspeet. Płaci się jedynie za książeczkę małżeńską (trouwboekje) – 23,90 euro. Zwykły ślub w ratuszu od poniedziałku do piątku kosztuje tam 430,75 euro, a w sobotę 830,75 euro. Za ślub w wyjątkowym miejscu, np. w hotelu czy dworku, płaci się w Nunspeet od ok. 780 do ponad 1900 euro.

Den Haag także oferuje darmowe i proste ceremonie, ale uprzedza o długim czasie oczekiwania, braku możliwości wyboru urzędnika i braku kontaktu z nim przed ślubem.

Małżeństwo czy geregistreerd partnerschap?

W Holandii obok małżeństwa istnieje zarejestrowany związek partnerski (geregistreerd partnerschap). Oba dają podobne prawa i obowiązki, w tym obowiązek wzajemnego utrzymania i wspólność majątkową, chyba że para zawrze intercyzę. Najważniejsze różnice według Rijksoverheid:

• przy partnerstwie nie wypowiada się sakramentalnego „tak”;
• rozwód zawsze wymaga sądu, a partnerstwo bez sądu można rozwiązać, jeśli para nie ma dzieci poniżej 18 lat;
• separacja (scheiding van tafel en bed) jest możliwa tylko w małżeństwie;
• partnerstwo można zamienić w małżeństwo, ale nie odwrotnie.

Rijksoverheid ostrzega, że zarejestrowane partnerstwo nie jest uznawane we wszystkich krajach. Polskie prawo nie zna takiej instytucji, dlatego dla Polaków, którzy chcą mieć związek uznany i zapisany także w Polsce, bezpieczniejszym wyborem jest małżeństwo.

Po ślubie: transkrypcja aktu małżeństwa w Polsce

Holenderski akt małżeństwa można przenieść do polskiego rejestru stanu cywilnego (transkrypcja). Bez tego w polskich urzędach nadal będziesz figurować jako osoba stanu wolnego, a zmiana nazwiska w dowodzie osobistym czy paszporcie nie będzie możliwa.

• Gdzie? W dowolnym USC w Polsce, osobiście lub przez pełnomocnika, albo za pośrednictwem polskiego konsulatu, który przekazuje wniosek do Polski.
• Co dołączyć? Wniosek, oryginał holenderskiego aktu małżeństwa i jego tłumaczenie na język polski wykonane przez tłumacza przysięgłego lub konsula, chyba że masz odpis wielojęzyczny.
• Ile to kosztuje? W USC 50 zł opłaty skarbowej za odpis zupełny wydawany po transkrypcji; pełnomocnictwo dla obcej osoby to dodatkowe 17 zł (dla najbliższej rodziny jest zwolnione z opłaty). W konsulacie opłatę pobiera się w euro.

Jakie nazwisko po ślubie?

W Holandii każdy z małżonków prawnie zachowuje swoje nazwisko, a nazwiska partnera można jedynie używać na co dzień (naamgebruik), co ustawia się w gminie. W Polsce o nazwisku decydujesz przy transkrypcji: jeśli holenderski akt nie zawiera oświadczeń o nazwiskach, składa się je we wniosku. Można zachować swoje nazwisko, przyjąć nazwisko małżonka albo połączyć oba. Wtedy wniosek muszą podpisać oboje małżonkowie, a w ten sam sposób ustala się nazwisko przyszłych dzieci.

Po zmianie nazwiska trzeba wymienić polski dowód osobisty i paszport. Według konsularnych informacji gov.pl dotychczasowe dokumenty zachowują ważność przez cztery miesiące od sporządzenia polskiego aktu małżeństwa, dlatego wniosek o nowy dowód lub paszport w konsulacie warto złożyć od razu po otrzymaniu odpisu z transkrypcji.

Źródła: Rijksoverheid, Nederland Wereldwijd, gov.pl, gminy Den Haag i Nunspeet