Factuur w Holandii: co musi być na fakturze ZZP, żeby klient mógł ją zaksięgować (wzór)

Factuur ZZP musi zawierać numer KVK, numer btw-id, kolejny numer faktury, daty, opis usługi oraz kwotę netto, stawkę i kwotę BTW. Wystawiasz ją najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu dostawy. Dla faktur do 100 euro brutto wystarczy wersja uproszczona. Przy usłudze dla firmy z innego kraju UE nie doliczasz BTW, tylko piszesz „btw verlegd”.

Jak wygląda poprawna factuur? Wzór do przepisania

Dane poniżej są przykładowe. Zamień je na swoje i zachowaj kolejność pól, bo w takiej księgowość klienta szuka ich najszybciej.

Dane fikcyjne. Wzór ilustruje układ, nie zastępuje porady księgowej.

Jakie elementy są obowiązkowe?

Źródła: Ondernemersplein, ABN AMRO, MKB Servicedesk.

Bez tych danych klient może stracić prawo do odliczenia BTW, więc faktura wróci do ciebie z prośbą o poprawkę. Numer IBAN do wpisania na fakturze dostaniesz po założeniu konta bankowego w Holandii, a gdy kończysz działalność, sprawdź poradnik o tym, jak zamknąć firmę w Holandii.

Jaką stawkę BTW wpisać?

Dla usług i towarów w Holandii obowiązuje 21%, dla wybranych produktów (na przykład żywność) 9%, a dla eksportu i niektórych dostaw 0%. Stawkę liczysz od ceny netto i wpisujesz osobno dla każdej pozycji.

Przy KOR (kleineondernemersregeling), czyli przy obrocie do 20 000 euro rocznie bez BTW, nie doliczasz podatku, a na fakturze nie wykazujesz BTW. KOR bywa niekorzystny, gdy sprzedajesz głównie firmom, bo one i tak odliczają BTW, i gdy planujesz większe inwestycje. Zgłaszasz go online w Belastingdienst, co najmniej 4 tygodnie przed startem.

Jak wystawić fakturę dla firmy z Polski lub innego kraju UE?

Przy usłudze dla firmy z innego kraju UE nie doliczasz BTW. Zamiast tego piszesz „btw verlegd” i podajesz btw-id klienta. Sprawdzasz go w bazie VIES Komisji Europejskiej. Taką sprzedaż zgłaszasz w kwartalnej ICP-opgave. Podatek rozlicza wtedy klient w swoim kraju.

Przy konsumencie lub firmie bez btw-id zwykle doliczasz holenderskie BTW, a przy sprzedaży do wielu krajów UE możesz skorzystać z systemu One Stop Shop. Dopasuj stawkę do tego, kto jest odbiorcą, bo błąd zwraca się w kontroli.

Kiedy wysłać fakturę i jak długo ją przechowywać?

Fakturę wysyłasz najpóźniej 15. dnia miesiąca po miesiącu dostawy. Usługa z 20 września wymaga faktury do 15 października. Wersja uproszczona do 100 euro brutto pomija między innymi numer faktury, dane nabywcy i stawkę. Faktury przechowujesz 7 lat, nieruchomości 10 lat, a wersja cyfrowa wystarczy, jeśli jest pełnym odwzorowaniem oryginału.

Wysyłka PDF-em mailem jest dopuszczalna. E-faktura w pełni zautomatyzowana wymaga zgody klienta, a dla rządu centralnego jest obowiązkowa. Termin płatności ustalasz z klientem, a domyślnie według Knab wynosi 30 dni. Wpisz go na fakturze razem z IBAN-em.

FAQ