VOG w Holandii: jak zdobyć zaświadczenie o niekaralności, ile kosztuje i ile się czeka

Zwrot za lata 2021–2025Odzyskaj podatek z Holandii nawet za 5 lat wsteczRok po roku, z licznikiem dni do terminu złożenia wniosku.5Sprawdź swój zwrot →Za darmo · bez rejestracjiaangifte24

Kierowca, ochroniarz, opiekunka, pracownik szkoły – w wielu zawodach w Holandii pracodawca prosi o VOG, czyli zaświadczenie o niekaralności. Wniosek online kosztuje 33,85 euro, papierowy 41,35 euro. Wyjaśniamy krok po kroku, jak go złożyć, ile się czeka i co zrobić, jeśli nie masz DigiD.

VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag) to oficjalne zaświadczenie wydawane przez Justis, agencję holenderskiego ministerstwa sprawiedliwości. Potwierdza, że twoja przeszłość nie stoi na przeszkodzie wykonywaniu konkretnej pracy lub funkcji. To nie jest ogólne „zaświadczenie o niekaralności” – VOG wydaje się zawsze pod kątem konkretnego stanowiska.

Kiedy potrzebny jest VOG

O VOG prosi pracodawca lub organizacja, a nie urząd. Najczęściej wymagają go:

• firmy transportowe i kurierskie, zwłaszcza przy przewozie osób i towarów wartościowych,
• firmy ochroniarskie,
• placówki opieki zdrowotnej i domy opieki,
• szkoły, żłobki, przedszkola i świetlice,
• taksówki (VOG jest jednym z warunków uzyskania licencji kierowcy taxi),
• niektóre firmy finansowe i administracja,
• organizacje wolontariackie pracujące z dziećmi lub osobami wymagającymi opieki.

Krok 1: pracodawca przygotowuje wniosek

Najpierw pracodawca lub organizacja wypełnia swoją część wniosku – wskazuje, na jakie stanowisko jest potrzebny VOG i jakie obszary ryzyka (np. dostęp do pieniędzy, opieka nad dziećmi) trzeba sprawdzić. Przy wniosku cyfrowym pracodawca przygotowuje go w systemie Justis, a ty dostajesz e-mail z linkiem do dokończenia wniosku.

Krok 2: składasz wniosek online

Do wniosku cyfrowego potrzebujesz:

• DigiD,
• możliwości zapłaty przez iDEAL (holenderskie konto bankowe),
• adresu e-mail.

Wniosek online kosztuje 33,85 euro. W niektórych przypadkach koszty pokrywa pracodawca – warto zapytać przed złożeniem wniosku.

Wniosek papierowy w gminie

Jeśli nie składasz wniosku przez internet, pracodawca daje ci wypełniony formularz, z którym idziesz do gminy (gemeente), w której jesteś zameldowany. Tam uzupełniasz swoją część, pokazujesz dokument tożsamości i płacisz 41,35 euro.

Nie masz DigiD lub nie mieszkasz w Holandii

Osoby, które nie są zapisane w holenderskim rejestrze mieszkańców (BRP), mogą złożyć wniosek jako niemieszkańcy. Wysyła się wtedy e-mailem do Justis specjalny formularz dla nierezydentów, kopię dowodu osobistego lub paszportu z kraju UE/EOG oraz potwierdzenie przelewu. Opłata wynosi 41,35 euro i można ją zapłacić tylko przelewem. Adres e-mail i formularz znajdziesz na stronie Justis w sekcji o wnioskach dla niemieszkańców.

Ile się czeka

Zwykle od 1 do 4 tygodni, a przy wnioskach cyfrowych od 1 do 8 tygodni – w prostych sprawach często dużo szybciej. Jeśli po 6 tygodniach nie masz odpowiedzi, skontaktuj się z Justis. Gotowy VOG przychodzi pocztą lub w formie cyfrowej, a ty przekazujesz go pracodawcy.

Ponieważ oczekiwanie może trwać kilka tygodni, złóż wniosek od razu, gdy pracodawca o niego poprosi. Niektórzy pracodawcy pozwalają zacząć pracę przed otrzymaniem VOG, inni nie.

Czy Justis sprawdza też polską karalność?

Justis sprawdza przede wszystkim holenderskie rejestry sądowe i policyjne. Przy niektórych procedurach – np. przy bezpłatnym VOG dla wolontariuszy pracujących z dziećmi – sprawdzane są też rejestry kraju pochodzenia obywateli UE. Pracodawca może dodatkowo poprosić o zaświadczenie z polskiego Krajowego Rejestru Karnego. Można je zamówić przez internet.

Bezpłatny VOG dla wolontariuszy

Wolontariusze, którzy pracują z dziećmi lub osobami wymagającymi opieki, mogą dostać VOG za darmo w ramach regulacji Gratis VOG. Wniosek składa wtedy organizacja przez system „Mijn Gratis VOG” (z eHerkenning), a wolontariusz potwierdza go swoim DigiD. Organizacja musi spełniać określone warunki.

Praktyczna lista przed złożeniem wniosku

• Sprawdź swoje dane w BRP. Imię i nazwisko we wniosku muszą się zgadzać z rejestrem gminy. Polskie znaki są w holenderskich systemach często zapisywane bez ogonków – to normalne, ale zapis musi być wszędzie taki sam.
• Upewnij się, że DigiD działa. Jeśli masz DigiD tylko z kodem SMS, a system wymaga wyższego poziomu, może być potrzebna aplikacja DigiD. Aktywacja zajmuje czas, więc nie zostawiaj tego na ostatnią chwilę.
• Miej dostęp do iDEAL. Bez holenderskiego konta z iDEAL nie zapłacisz za wniosek online – wtedy zostaje wersja papierowa w gminie.
• Zachowaj numer wniosku. Przyda się, gdy będziesz chciał sprawdzić status lub skontaktować się z Justis.
• Zapytaj o zwrot kosztów. Wielu pracodawców oddaje pieniądze za VOG po rozpoczęciu pracy, ale trzeba o to zapytać.

VOG a praca w Polsce

Holenderski VOG jest dokumentem przeznaczonym dla pracodawców w Holandii. Jeśli wracasz do Polski i nowy pracodawca prosi o zaświadczenie o niekaralności, zwykle chodzi o polskie zaświadczenie z Krajowego Rejestru Karnego. Informacje o wyrokach z innych krajów UE trafiają do rejestrów karnych w ramach europejskiej wymiany danych, więc poważniejsze sprawy z Holandii mogą być widoczne także w Polsce.

Co, jeśli wniosek zostanie odrzucony?

Jeśli Justis zamierza odmówić wydania VOG, najpierw informuje cię o tym i daje możliwość przedstawienia swojego stanowiska (zienswijze). Po odmowie można złożyć sprzeciw (bezwaar). Odmowa nie oznacza automatycznie, że nigdy nie dostaniesz VOG – ocena zależy od stanowiska, rodzaju sprawy i czasu, jaki minął. W takiej sytuacji warto skorzystać z bezpłatnej porady w Juridisch Loket.

Najczęstsze pytania

Jak długo VOG jest ważny?
Sam dokument nie ma ustawowej daty ważności, ale pracodawcy zwykle akceptują VOG wydany niedawno, np. w ciągu ostatnich kilku tygodni lub miesięcy. Przy zmianie pracy zwykle potrzebny jest nowy.

Czy mandat drogowy przeszkadza w dostaniu VOG?
Zwykłe mandaty administracyjne za drobne wykroczenia drogowe co do zasady nie są przeszkodą. Inaczej może być przy poważniejszych przestępstwach drogowych, np. jeździe pod wpływem alkoholu, jeśli praca polega na prowadzeniu pojazdu.

Czy agencja pracy może wymagać VOG?
Tak, jeśli wymaga tego praca u klienta. Wniosek przygotowuje wtedy agencja.

Czy mogę sam złożyć wniosek o VOG, bez pracodawcy?
Wniosek zawsze dotyczy konkretnego celu, dlatego część formularza wypełnia organizacja, która go potrzebuje. Przy niektórych celach, np. przy licencjach czy wizach, procedura wygląda inaczej – szczegóły opisuje strona Justis.

Ile kosztuje VOG przez gminę?
41,35 euro, płatne na miejscu w urzędzie.

Źródło: Justis